委任公司秘书 —- 所扮演的角色与职责

依照法规聘请和委任公司秘书

新加坡会计与企业管制局(ACRA)规定每个公司必须在成立后六个月之内聘请以及委任一位公司秘书。公司秘书将是确保公司完成由法律规定所需履行的行政和报告责任和义务的主要负责人。一些新成立的公司所需完成的法定条件包括申报年度回报以及纪录和申报董事会决议。

绝大部分的新加坡公司都会雇用公司文秘企业的服务来为他们提供专业的公司文秘服务。 一个公司文秘企业会为雇用公司提供一位公司秘书。以下是几项公司秘书为确保遵从法律所需完成的职责和所需扮演的角色。

公司秘书需具备的条件

 《公司法》的第171节是主要针对公司秘书的章节，制定了聘请公司秘书的准则。

需注意的是第1节，因第1节注明了公司秘书必须长期居住在新加坡。这包括了新加坡公民，永久居民和商业入境证持有者。

第1(A)节也注明了公司秘书必须拥有“必备知识和经验来完成公司秘书的职务”。对于上市公司来说，会计与企业管制局将公司秘书定义为一位专业注册申报员或者一位有资格并且能够达到要求的人。对于私人公司来说，任何长期居留于新加坡的新加坡公民或永久居民都能够有资格被委任为公司秘书。

公司秘书的义务

公司秘书的工作范围非常的广，从到会计与企业管制局申报和更新公司资料到为首席执行官准备年度股东大会。以下是公司秘书大致上所需完成的其中几种职务。请注意以下所提供的列表并非已列明所有公司秘书的职责，而且公司秘书还有其他不同方面的职责。

1. 与会计与企业管制局更新以及申报资料

• 公司级管理人员的委任，辞职与身亡
• 更新公司董事个人资料
• 申报年度回报
• 修改公司章程
• 股利分配或转让
• 更改公司名称

2. 维持法定纪录

• 申报已被签署认可的董事会决议
• 维持会议纪录（年度股东大会和特别股东大会）
• 分发股票
• 分发年度报告和公司账目

3. 准备董事会和年度股东大会

• 分发公司财务报告
• 参加会议并准备会议记录
• 准备会议议程
• 准备董事决议

4. 其他杂项服务

• 发出提醒，提醒申报期限
• 保存以及确保正确使用公司印章
• 监督股东纪录和股东动向
• 维持股东关系

公司秘书所扮演的角色

由于公司秘书广泛的工作范围和所需承担的多项职责，公司秘书往往都在公司内扮演多种角色。以下是公司秘书所需扮演的几种角色。请注意以下所列并非列名了所有公司秘书所需扮演的角色。以下所列的只是用来描述在新加坡公司秘书大致上所需扮演的角色。

1. 行政管理人员

公司秘书所扮演的主要角色就是当一名行政管理人员。这也是最能让公司秘书为公司贡献最多的角色。 公司秘书，身为行政管理人员，所需做的就是负责任何与会计与企业管制局有关的合规工作以及确保公司在最后期限内完成法定责任，比如准时申报年度回报。

准备年度股东大会和特别股东大会的会议议程和会议纪录是由公司秘书准备和维持的。公司秘书也需要负责有关于公司股份管理，比如股票发行、转移以及维持股份纪录，等方面的行政要务。

综合来说，公司秘书是公司所有行政以及依从性相关的功能的骨干。他们必须确保公司完全以及准时达到所有由监管部门，比如会计与企业管制局，所设的法律要求。公司董事只有在公司秘书妥善地完成所有行政上的责任的情况下才能够专心打理生意。

2.公司顾问

由于公司秘书具有广博的法律与合规架构以及内部治理的知识，公司秘书常常会被询问其建议。他们时常都会与公司董事和股东沟通，为他们提供有关于公司的关键信息来制定策略或者补充决策过程。公司秘书也能够指出任何不符合合规规定的公司政策，帮助董事进行任何必要的修改。公司秘书所提供的建议和意见能够确保公司妥善依照法律与合规架构来进行营业。

3．公司信托

虽可能只有少数人知道但依旧重要，公司秘书所需扮演的角色就是公司的信托。公司秘书既然扮演着信托的角色就必须真诚地以公司最大的利益为出发点，并且避免或公开任何可能发生利益上的冲突。就如其他公司成员一样，公司秘书也必须依照《公司法》和公司章程来进行工作。

公司秘书的重要性 

由于公司秘书在公司内所扮演的数个角色，寻找一家称职并且可以信赖的公司文秘企业绝对是一个极其重要而且不得轻视的过程。

公司秘书在法律合规方面所扮演的角色和需负责的职责是非常之重要的，因为任何在法律合规方面的任何失职都会对于公司和公司成员造成严重的后果。由于许多合规和申报要求都是由法律规定的，任何不遵守规定的行为都会是违法的。任何在合规方面犯下的错误往往都会带来昂贵的代价，将会受到处罚包括了罚款，监禁和罢黜公司董事或秘书的职务。

因此公司秘书在确保公司运作顺利以及在法律和合规环境坚持诚信等方面极其重要。

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